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        ERP系统对企业会计的影响

        一、ERP系统下的会计信息系统特性

        (一)信息实时性

        实现ERP后,会计部门可以通过网络从企业内、外部迅速获取最新信息;比如将ERP链接上国家税务总局退税率信息,就能及时更新系统中的退税率,从而为企业赢得主动权。实时性还体现在收付款流程中,实时查询资金成本并计入相关考核单位,为付款审批包括出口费用审批,购货付款审批,进口开证审批,进口支付货款审批提供了有效的依据。

        (二)信息集成性

        完成了资金流、物流、信息流的统一,实现了数据共享,提高了数据的准确性和一致性,提高了财务人员的工作效率,为企业管理者的决策提供了准确的信息。

        二、ERP实施过程中碰到的问题:

        (一)数据录入人员发生变化

        由过去的业务员递交结算凭证给财务部,财务人员根据单据、遵循规则录入账务系统改为业务人员自己输入。外贸系统的基础数据基本上是由每一单合同的基础数据为主,每一单合同从申请设立开始要输入大量的基础信息,包括合同号、客户名、发票号等,非常繁琐。业务员往往嫌麻烦,老是出现漏输,输错的情况,导致流程走不下去,或是收入成本不匹配,有的只有收入没成本或者收入成本有了,却没有相关费用,最终发现发现是数据输入问题。

        (二)业务素质达不到要求

        每个业务员对计算机操作的熟练程度各不相同,造成编码方式也各不相同,还有的态度不严谨,一会这样编一会那样编,结果体现到系统中的就五花八门,合同号一会儿大写一会儿小写,自己感觉这就是一个合同,但在系统中是不同的。这样往往造成两面挂账,应收款预收款大量虚增,不利于管理层进行决策判断,也增加了财务人员的对账查账时间。

        (三)权限设置问题

        有些部门领导对于权限设置不是很重视,业务员操作也不很熟练,有时候提交审批后,又发现问题,需要撤销审核重新修改,几次以后有的领导不耐烦了,就让业务员自己去审批。这样可能造成下属利用这个漏洞乘机舞弊,从而造成企业损失。

        三、ERP使用效果

        (一)提高退税风险的预警能力

        出口退税风险控制一般要求每单合同都经过事前审批,事中监控,事后分析三个环节。一旦出现问题,ERP系统便会自动发出警告。如退税时间节点的掌控,避免由于人为因素造成超过有效期而不能退税。再如通过ERP系统采集的数据资料,分析每单合同的换汇成本是否在正常范围内,避免由于人为因素造成换汇成本偏高或者偏低造成无法退税,降低了退税风险。

        (二)提升了销售分析及控制与决策水平

        通过ERP系统进行多维度的销售分析,如按公司(分公司)、部门、人员、合同、商品、发票等统计分析收入、成本、费用情况,加强内部控制,支持企业经营分析和决策。通过ERP对客户的地域、价值等分析,可准确了解客户集中分布在哪些地区、清楚了解哪些行业的企业是自己的主要客户、从而以便合理分配销售人员到不同地区并采取有针对性的营销手段、集中力量保持和提高主要客户的满意度。通过ERP可进行每单合同,每个业务员,每个项目小组甚至于整个公司的销售费用成本利润进行分析,有利于业务员对手中客户进行选择,尽量开发利润率高的产品。有利于经营者加强对各业务员、各项目组、各分公司的绩效考核;有利于经营者对于企业的发展做出正确的导向。

        (三)提高了核算效率及资金控制能力

        实施ERP后再资金控制上可以获得以下优势:

        (1)利用ERP系统对资金流动实施动态监控。加强资金使用的全方位风险审核,它可根据合同标的的大小,代理与自营,结算方式的不同、客户资信情况、出口部门类别等设置不等的付款条件分类,进行不同级别的审核,使资金管理进入程序化、标准化、科学化的状态。

        (2)把资金管理控制的重点放在资金的收支这两个环节。我们结合ERP财务系统,对业务部门的每一笔收付款进行审核确认。观察其收款是否及时、付款是否必要、占用是否合理、周转是否迅速、金额是否异常、风险是否可控。并关注每个月每个部门所有收付的资金占用情况,及每个合同项下的资金流向做相关动态分析。

        (3)对于占用企业资金垫付的合同,采用ERP内部银行设置一定期限,超过期限自动按银行利率计算占用资金的利息;财务部每月出具应收账款账龄分析表,以此作为绩效考核的标准之一。使得业务员能主动积极地去催收货款,加快回笼资金。

        (4)有利于集团财务信息标准化。ERP系统支持集团化会计核算和财务管理,财务系统基础信息标准统一化(科目、客户、商品等),集团内各账套统一调用基础信息,实现集团财务信息的合并、统计、分析。

        四、应用ERP时需要注意的关键点

        (一)确保输入数据的准确性

        ERP的种种便利之处都是基于基础数据的准确性和完整性。在实施的过程中,对传统手工管理中基础数据的不统一、不完整、不准确的混乱局面加以整顿和控制,整顿的重点就是基础数据的收集、整理、输入、输出等,只有基础数据的准确、可靠,ERP整个系统才能一步一步得到有力的基石保障。确保输入数据的准确性,并且要求每一个数据的处理过程和处理财会研究方法都必须规范,才能确保会计信息质量的真实性、准确性和完整性。业务人员必须录入真实合同的关键数据,如客户、贸易国别、价格条件、付款方式、付款计划、合同金额、明细的采购预算等,每单合同经由审批人员审批核对,后续控制所需数据可稍后补录。通过层层把关,将数据错误的人为因素降到最低。

        (二)操作人员的职能牵制

        加强员工岗位职责分工机制,建立一套完整的内部控制制度。规定不相容岗位一定要分离,各岗位保持相对独立,但又相互联系,相互制约。根据内部牵制制度要求,出纳人员不得兼管审核、记账、会计档案的保管;制单员与审核记账员不得兼任;每个员工有各自的权限和密码,具有唯一性和保密性。所有申请单据一经提交,由上级审批通过之后就不能再改动,保证了数据的安全性。如果提交审批之后发觉有错误,必须通过书面申请,说明原因,才能由上一级审批者取消审批退回下一级别。不同级别所具有的的权限也不同。从而保证输入系统的数据的安全性和严肃性。同时,还应建立职务轮换制度以防止企业内部的舞弊或欺诈。

        (三)建立企业员工教育培训机制

        ERP的实施给企业员工带来了新的工作环境,也带来了新的挑战。企业应当经常性地组织各部门人员进行相关的培训活动。培养出既懂财会知识,又懂计算机知识的复合型管理人才。让员工了解ERP的特点和存在的风险,掌握应有的技能才能发现风险,抵御风险,把风险扼杀在摇篮里。

        (四)加强系统安全控制

        具体包括:a.加强对计算机病毒的防范工作,建立安全的预防措施。计算机病毒会对计算机系统的安全造成极大的影响,对ERP软件本身也会造成破坏,最终损坏计算机的硬件。数据库资料是会计工作的重要资料,一旦遭到破坏,将会造成的损失不可估量,因此要对计算机病毒严加防范。b.加强网络安全控制。网络安全包括数据加密、访问控制、防火墙技术等等。如进行用户身份确认、对口令加密、定期修改登录口令、设置用户访问目录和文件的权限、更改和鉴别,控制网络设备配置的权限等。

        (五)建立ERP档案管理制度

        ERP环境下,会计信息的档案管理更加重要。建立安全的档案管理制度,实现档案的安全管理,派专人管理ERP档案,做好防火、防尘、防磁、防水等工作,防止数据损坏;做好数据额备份工作,同时备份2份,放在不同的地方以防发生自然灾害,造成数据丢失。五、结束语ERP的采用使得外贸会计从原来的数据汇总、整理和记录的事后管理转变为公司战略支持者、决策者和公司变革的积极推进者和主导力量。经营管理层可以及时、准确地对企业经营成果进行分析,以评价企业财务状况、经营成果、经营绩效、财务风险等,实现控制点的前移。ERP的实施,推动企业财务部门职能发展和变化,使得市场竞争加剧,需要企业通过高绩效的管理来有效地将战略规划、经营活动、资源配置和绩效评估等联系起来,让企业更好的适应市场的变化,开发、保持和发展企业的竞争优势,使企业在竞争中立于不败之地,从而实现股东价值最大化。

        作者:张群英 单位:上海电气国际经济贸易有限公司

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